Quasi ogni gestionale su misura che sviluppiamo sostituisce qualche foglio Excel. Excel è uno strumento eccezionale per partire, ma a un certo punto smette di reggere il lavoro di più persone. Ecco i segnali che quel momento è arrivato e come fare il passaggio.
I segnali che Excel non basta più
- Ci sono più versioni dello stesso file e nessuno sa quale sia quella giusta.
- Lo stesso dato si scrive due volte: nel foglio ordini e nel foglio magazzino, nel preventivo e nella fattura.
- Solo una persona sa come funziona il file, e quando è in ferie si blocca tutto.
- Le formule si rompono e nessuno se ne accorge finché i numeri non tornano.
- Non si sa chi ha cambiato cosa, e un dato cancellato per sbaglio non si recupera.
- Fuori ufficio non si lavora: tecnici e commerciali chiamano in sede per avere un'informazione.
- I report richiedono mezza giornata di copia e incolla.
Se ne riconosci tre o più, il costo di restare su Excel è già più alto di quello che sembra.
Gestionale pronto o su misura?
Se il tuo lavoro è simile a quello di tante altre aziende, un gestionale pronto può bastare. Se invece i fogli Excel sono nati proprio perché i software standard non seguivano il tuo processo, un gestionale su misura riprende quella logica e la rende solida: un solo dato, tanti utenti, permessi e storico delle modifiche.
Come si migra senza fermare il lavoro
- Si parte da un processo, quello che oggi fa perdere più tempo.
- Si importano i dati dai fogli esistenti, puliti e verificati insieme.
- Si lavora in parallelo per un breve periodo, finché il team è sicuro.
- Si spegne il foglio e si passa al processo successivo.
Un gestionale su misura da noi parte da 15.000 euro e la prima versione è operativa in 3-4 mesi: ne parliamo in quanto costa un gestionale su misura e nella pagina sui gestionali su misura.
